Slimmer bestellen bij Autocentrum Van Vliet: minder ritten, minder rompslomp

Al ruim twee jaar werkt Autocentrum Van Vliet met een interne bestelwebshop voor kantoor- en kantineartikelen. Toen het bedrijf meedeed aan de Bestelscan van Logistiek0172, bleek vooral hoe goed ze het al doen. De centrale manier van bestellen bespaart niet alleen tijd en administratie, maar vermindert ook het aantal ritten van leveranciers en medewerkers tussen de verschillende vestigingen.

“De Bestelscan gaf vooral bevestiging,” zegt Gerben Lok, directeur bij Autocentrum Van Vliet. “We hadden het proces al flink verbeterd, maar het was goed om te zien dat onze aanpak ook echt bijdraagt aan slimme logistiek. Minder ritten, minder bewegingen, meer overzicht.”

Van losse bonnetjes naar één bestelproces
Voorheen deed elke vestiging zijn eigen inkopen. “Iedere vestigingsmanager had een budget en kocht zelf spullen in: van printerpapier tot koffiemelk,” vertelt Gerben. Autocentrum Van Vliet telt tien vestigingen op acht locaties in de regio Alphen, Gouda, Waddinxveen, Bodegraven, Woerden en Harmelen. “Dat leverde veel bonnetjes, kassabewegingen en ritjes op. Soms ging een verkoper nog even wc-rollen halen bij de supermarkt. Zo ben je snel een medewerker een half uur kwijt.”

Om dat te voorkomen, ontwikkelde de facilitaire afdeling een interne webshop. Alle vestigingen bestellen sindsdien via hetzelfde systeem bij een vaste leverancier. “We hebben alle losse bonnetjes en leveranciers samengebracht in één overzicht. Nu bestellen we alles centraal en wordt het één keer per maand geleverd. Zelfs de Napoleon-snoepjes staan erin,” lacht Gerben.

Minder bewegingen, meer overzicht
De nieuwe werkwijze zorgt voor rust in de organisatie én op de weg. “Doordat alles via één leverancier loopt, hoeven er minder vrachtwagens onze locaties te bevoorraden,” legt Gerben uit. “En onze eigen medewerkers rijden ook minder heen en weer. Dat scheelt tijd, geld en uitstoot.”

Tegelijkertijd is het bestelproces veel overzichtelijker geworden. Eén medewerker per vestiging inventariseert maandelijks wat er nodig is en plaatst de bestelling via de webshop. De centrale facilitaire afdeling controleert en bestelt. “Geen losse bonnetjes meer, geen declaraties, geen discussies over verkeerde codes. Alles loopt nu gestroomlijnd.”

Data maakt gedrag zichtbaar
De webshop biedt bovendien nieuwe inzichten. “We zien nu precies wat er per vestiging wordt verbruikt: koffie, melk, cup-a-soup. Daardoor kunnen we beter vergelijken en het gesprek aangaan over verspilling of voorraadbeheer,” vertelt Gerben. “Dat past ook bij onze bredere duurzaamheidsambitie. Minder verspilling is óók slimmer werken.”

Slimme logistiek begint bij bestellen
De winst van het nieuwe bestelproces zit niet alleen in tijdwinst en gemak. Door leveringen te bundelen en interne ritten te beperken, draagt Autocentrum Van Vliet concreet bij aan slimmere stadslogistiek. “Het is niet de zichtbare logistiek van vrachtwagens of monteurs, maar juist de stille winst achter de schermen,” zegt Gerben. “Minder bewegingen, minder drukte, minder CO₂. En daar profiteren we allemaal van.”

“Doe die scan gewoon”
De Bestelscan van Logistiek0172 speelde een belangrijke rol. “Jullie logistiek adviseur zette me echt aan het denken,” vertelt Gerben. “Ik dacht eerst vooral aan elektrificatie van vervoer, maar hij liet zien dat minder bewegingen ook winst opleveren. Daarom zeg ik tegen andere ondernemers: doe die scan gewoon. Je hoeft er niets mee als je dat niet wilt, maar je ontdekt altijd verbeterpunten. En de tijd die het je kost, verdien je zo weer terug.”

Autocentrum Van Vliet laat zien dat slimme stadslogistiek niet altijd begint op de weg. Soms begint het gewoon achter het bureau, bij een slimmer bestelproces en één rit minder.